Een goede AI-workshop voor medewerkers zie je de dag erna terug in het werk. De crediteurenadministrateur controleert facturen anders. De planner laat een AI-assistent een eerste conceptrooster maken. De HR-adviseur zet vacatureteksten sneller op en weet welke gegevens daar niet in horen. Dat is het doel. Een inspirerende middag alleen levert dat niet op.
Waar moet een AI-workshop voor medewerkers aan voldoen?
Een AI-workshop voor medewerkers sluit aan op het eigen werk van de deelnemers en begint bij hun startniveau. Het grootste deel van de tijd gaat naar oefenen. Deelnemers weten na afloop welke tools en welke data ze wel en niet mogen gebruiken. En er ligt een plan voor de weken erna, want pas dan ontstaat het eigenlijke resultaat.
Een workshop is één vorm binnen een breder aanbod. Wil je eerst weten welke soorten trainingen er zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden? Lees dan ons overzicht van AI-trainingen, van bewustwording tot implementatie. Hieronder gaat het om de workshop zelf.
Wat de AI-verordening van je vraagt
AI-geletterdheid is de kennis en vaardigheid waarmee medewerkers AI verantwoord kunnen inzetten en de risico’s ervan kunnen herkennen. Voor organisaties die AI gebruiken is dat geen vrije keuze meer.
Organisaties die AI-systemen gebruiken en ontwikkelaars van AI-systemen moeten ervoor zorgen dat hun personeel ‘AI-geletterd’ is. Dat staat in artikel 4 van de AI-verordening (ook wel de AI Act genoemd). Deze verplichting is op 2 februari 2025 ingegaan. In juli 2026 is het artikel aangepast via de Digital Omnibus. De nieuwe tekst vraagt om maatregelen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen, en zegt erbij dat je geen bepaald niveau hoeft te waarborgen.
Die maatregelen stem je af op de technische kennis, ervaring, opleiding en scholing van de mensen in kwestie, de context waarin de AI-systemen worden gebruikt, en de personen of groepen op wie ze worden toegepast. Een certificaat is niet nodig, een intern overzicht van wat je deed is wel verstandig.
Daaruit volgt iets praktisch. Een algemene AI-middag voor het hele bedrijf sluit slecht aan bij wat de verordening vraagt. Een workshop die per rol en per toepassing is ingericht, sluit er wel op aan.
Checklist: waar je AI-workshop aan moet voldoen
De punten hieronder volgen de volgorde van organiseren: van doel tot opvolging. Gebruik ze bij het opzetten van een eigen workshop of om een voorstel van een trainer te beoordelen.
Doel en deelnemers:
- Eén concreet doel per workshop, bijvoorbeeld “inkomende offerteaanvragen sneller samenvatten”. Een vaag doel als “meer met AI doen” geeft geen houvast bij het programma en ook niet bij de evaluatie.
- Groepen per rol of afdeling. Finance werkt met facturen en afwijkingen, logistiek met planningen en levertijden. Gedeelde voorbeelden spreken niemand echt aan.
- Een vooraf gepeild startniveau. Een korte vragenlijst laat zien wie AI dagelijks gebruikt en wie nog nooit een prompt heeft geschreven. Zo voorkom je dat de helft van de groep afhaakt.
- Betrokken management. Opent een leidinggevende de workshop of doet hij mee, dan zien medewerkers dat AI-gebruik gewenst is en geen grijs gebied.
Inhoud:
- Mogelijkheden én beperkingen. Medewerkers moeten weten dat een taalmodel overtuigend kan klinken en toch fout kan zitten. Dat inzicht voorkomt blind vertrouwen.
- Oefenen met eigen taken. Laat deelnemers werken met geanonimiseerde voorbeelden uit hun eigen werk: een echte e-mail, een echt rapport, een echte procesbeschrijving.
- Promptgebruik als vaardigheid. Het gaat om opdrachten geven met context, rol en gewenst resultaat. Losse trucjes zijn snel verouderd.
- Controle van de uitkomst. Leer deelnemers hoe ze output toetsen voordat die naar een klant of collega gaat. De principes context, controle en creativiteit geven daar een bruikbaar kader voor.
- Tools die je organisatie echt gebruikt of mag gebruiken. Een workshop over een tool die IT niet toestaat, leidt tot schaduwgebruik of tot niets.
Spelregels en veiligheid:
- Duidelijkheid over data. Benoem welke gegevens nooit in een AI-tool horen, zoals klantgegevens, personeelsdossiers en vertrouwelijke contracten. De AVG blijft gewoon van toepassing.
- Een besproken AI-gebruiksbeleid. Is er nog geen beleid, gebruik de workshop dan om de eerste spelregels samen op te stellen.
- Vastleggen wie wat heeft gevolgd. Een eenvoudige registratie per medewerker en onderwerp helpt je aan te tonen welke stappen je hebt gezet rond AI-geletterdheid.
Vorm en organisatie:
- Kleine groepen. Bij hands-on werk moet de trainer kunnen meekijken en bijsturen. In een zaal met tachtig mensen lukt dat niet.
- Blokken in plaats van één lange dag. Twee kortere sessies met oefentijd ertussen beklijven doorgaans beter dan één volle dag.
- Technische toegang vooraf geregeld. Accounts, licenties en inlogs moeten werken voordat de workshop begint. Anders gaat het eerste uur verloren.
- Een trainer die techniek én bedrijfsvoering begrijpt. Hij moet kunnen uitleggen hoe een model werkt en ook wat het betekent voor een maandafsluiting of een rittenplanning.
Na afloop:
- Eén toepassing per deelnemer. Iedereen gaat naar huis met één concrete taak die hij de komende week met AI uitprobeert.
- Vooraf bepaalde meetpunten. Denk aan tijd per taak, aantal correcties of doorlooptijd. Zonder nulmeting weet je later niet wat het heeft opgeleverd.
- Een vervolgmoment na enkele weken. Daar bespreek je wat werkte, waar mensen vastliepen en welke vragen er zijn bijgekomen.
- Interne aanspreekpunten. Eén of twee collega’s per afdeling die verder zijn, verlagen de drempel om vragen te stellen.
Van workshop naar vaste werkwijze
Een workshop zet iets in gang. Of het blijft hangen, hangt af van wat er daarna gebeurt in het werk zelf.
Weerstand ontstaat vaak doordat medewerkers het gevoel krijgen dat technologie hun ervaring vervangt of hun werk controleert. Wij betrekken medewerkers daarom vroeg en laten het nieuwe eerst in de praktijk testen, zonder de oude werkwijze direct af te schaffen. Zo ervaren mensen zelf waar AI helpt, en blijft hun vakkennis onderdeel van het proces.
Onze AI-trainingen stellen we op maat samen, voor teams en voor management. Onderdelen zijn bijvoorbeeld een introductie tot AI (mogelijkheden, beperkingen en valkuilen), praktische generatieve AI-workshops voor dagelijks werk, begrip van machine learning voor besluitvorming, werken met AI-tools binnen bestaande werkprocessen en effectief promptgebruik. Wij verkopen geen eigen software of platforms. Welke tools in een workshop aan bod komen, hangt dus af van jouw situatie en niet van licentiebelangen.
Training is bij ons ook onderdeel van de laatste fase van een implementatietraject: verankeren. In die fase integreren we de oplossing in processen en systemen, begeleiden we training en adoptie en dragen we het eigenaarschap over aan je eigen team. Bekijk op onze pagina over advies, implementatie en trainingen op maat hoe workshops samenhangen met strategie en implementatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een goede AI-workshop voor medewerkers?
Daar is geen vaste duur voor. Het hangt af van het doel, het startniveau en hoeveel oefentijd nodig is. Meerdere kortere sessies met praktijkopdrachten ertussen werken doorgaans beter dan één lange dag.
Is een AI-workshop wettelijk verplicht?
Nee, een workshop als zodanig is niet verplicht. Artikel 4 van de AI-verordening vraagt organisaties die AI gebruiken wel om maatregelen te nemen die de AI-geletterdheid van hun personeel ondersteunen. Een workshop per rol is daar een praktische invulling van.
Moeten alle medewerkers dezelfde workshop volgen?
Liever niet. De verordening vraagt om afstemming op kennis, ervaring en de context van gebruik, en dat is ook didactisch verstandig. Een basisdeel kan gezamenlijk, de oefeningen zijn het sterkst per afdeling.
Zelf organiseren of een externe trainer inschakelen?
Een interne sessie kan volstaan als er al kennis in huis is en het doel beperkt is. Gaat het om nieuwe toepassingen, specifieke processen of meerdere afdelingen, dan voegt een externe partij met implementatie-ervaring vaak meer toe. Onze checklist voor het kiezen van een AI-training helpt je bij die afweging.
Tot slot
Een goede AI-workshop voor medewerkers is concreet, gaat over het eigen werk en is veilig ingericht. Het programma zelf is een klein deel. Wat het verschil maakt, zijn een helder doel vooraf, oefenen met echte taken tijdens de workshop en opvolging achteraf. Met de checklist hierboven leg je die basis.