Nulmeting
We nemen een set recente facturen door, inclusief lastige, en meten hoeveel tijd controle en verwerking nu kosten.
FACTUURVERWERKING
Factuurverwerking automatiseren met AI
Factuurherkenning in uw boekhoudpakket leest het bedrag en de leverancier. Maar klopt de factuur ook met wat er besteld en geleverd is? Oakleaf helpt u de factuurverwerking te automatiseren, juist waar controleren meer tijd kost dan inboeken.
- Inkoopfacturen
- Bestelling en levering
- Projecten en kostenplaatsen
- Uw boekhoudpakket of ERP
DE AFWEGING
Standaardpakket of AI op maat?
Voor eenvoudige facturen volstaat de factuurherkenning in uw boekhoudpakket; dat zeggen we eerlijk. Maatwerk loont als facturen moeten kloppen met bestellingen, leveringen, werkbonnen of projectbudgetten, of als ze in allerlei vormen binnenkomen.
Controleren kost meer tijd dan inboeken
Elke factuur wordt naast de bestelling en de pakbon gelegd. Deelleveringen en prijsafwijkingen vallen pas op als iemand goed kijkt.
Facturen horen bij projecten
Kosten moeten op het juiste project of de juiste kostenplaats, en meerwerk moet worden doorbelast.
Veel leveranciers, veel vormen
PDF's, scans en mails met bijlagen: de herkenning in uw pakket haalt niet alles goed binnen.
BEGIN HIER · AUTOMATISERINGSSCAN
Bereken wat uw factuurverwerking kost
De automatiseringsscan staat al op facturen. Vul in hoeveel facturen u per maand verwerkt en hoe ze binnenkomen, en zie direct hoeveel uur het kost en welke stap AI kan voorbereiden.
- 5 minuten · 10 vragen · direct uitslag met uw uren
- Geen account nodig
- Uw automatiseringsplan per e-mail
- Antwoorden na dertig dagen verwijderd
Vraag 1 · al ingevuld
Welk proces wilt u bekijken?
Facturen
Start de Automatiseringsscan ↗Deze vraag staat al ingevuld; u beantwoordt daarna de overige vragen.
WAT U KRIJGT
Alleen nog de afwijkingen bekijken
Facturen die gecontroleerd klaarstaan, zodat uw administratie alleen nog naar de afwijkingen kijkt.
- Herkenning van leverancier, factuurregels, bedragen en btw
- Controle tegen bestelling en ontvangst: aantallen, prijzen, deelleveringen
- Toewijzing aan project of kostenplaats
- Afwijkingen apart gezet, met de reden erbij
- Doorzetten naar uw boekhoudpakket of ERP na akkoord
- Een meting van de tijdwinst op uw eigen facturen
Van stapel facturen naar alleen de afwijkingen
Proef
AI verwerkt en controleert dezelfde facturen tegen uw bestellingen en leveringen. Uw administratie beoordeelt de uitkomst.
Invoeren
Aansluiting op uw boekhouding of ERP, een vaste route voor afwijkingen, en uitleg aan het team.
IN DE PRAKTIJK
Zo ziet dat eruit
In het AI-lab ziet u facturen, bestellingen en leveringen naast elkaar, met de afwijking die aandacht vraagt.
Alle toepassingen in het AI-lab ↗Demo · Reconciliatie & controleregels
120 besteld. 96 ontvangen. Wat betaalt u?
Zie welke bedragen aansluiten en welke afwijking aandacht vraagt.
Ervaar deze toepassing ↗Demo · Semantische matchingVijf onderzoekspunten uit 337 administratieregels.
Zie wat nog te factureren is, wat verkeerd geboekt staat en waar het begrotingsverschil vandaan komt, met de regels erbij.
Ervaar deze toepassing ↗Demo · Generatieve AI & documentvergelijkingDrie offertes. Wat koopt u eigenlijk?
U stelt de criteria, het taalmodel loopt de offertes daarop na en geeft één vergelijking, met de regel uit de offerte erbij en de vragen die overblijven.
Ervaar deze toepassing ↗Is dit anders dan de factuurherkenning in mijn boekhoudpakket?
Ja. Factuurherkenning leest wat er op de factuur staat. Wij gaan een stap verder: klopt de factuur met de bestelling, de levering en het project? Heeft u vooral eenvoudige facturen zonder controle, dan volstaat uw pakket.
Met welke boekhoudpakketten werkt het?
Veel pakketten, zoals Exact Online, AFAS en Twinfield, bieden een koppeling of import. Welke route bij uw pakket past, zoeken we in de eerste stap uit.
Wat gebeurt er met een factuur die niet klopt?
Die wordt apart gezet met de reden erbij: een ander aantal dan geleverd, een afwijkende prijs of een onbekend project. Uw administratie beslist wat ermee gebeurt.
Vanaf hoeveel facturen loont dit?
Dat hangt meer af van de controle per factuur dan van het aantal. De scan rekent uit hoeveel uur uw factuurverwerking nu kost; daarmee ziet u of het de moeite waard is.
Moeten we van boekhoudpakket wisselen?
Nee. De voorbereiding en controle komen vóór uw pakket te staan; goedgekeurde facturen gaan erin zoals nu.
UW VRAAGSTUK ALS VERTREKPUNTWat wilt u
Bespreek uw factuurverwerking ↗Wat wilt u
mogelijk maken?
Vertel wat er speelt. Samen verkennen we een passende volgende stap.